Miksi sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin mikään muu
Bloogie
Rookien palvelutarjontaan kuuluvat olennaisesti koulutukset ja valmennukset. Näillä kahdella on se ero, että koulutuksessa kerrotaan, miten jokin kannattaisi tehdä, ja valmennuksessa opetetaan tekemään se. Suosikkimme on arvatenkin tuo jälkimmäinen.
Mutta olipa kyseessä koulutus tai valmennus tai puheenvuoro tai pantomiimi, kuluu aina tovi ennen kuin rupeaman hedelmät ovat kypsiä poimittavaksi. On kuitenkin yksi poikkeus, jossa päästään laittamaan hommia jiiriin kirjaimellisesti siltä istumalta, mistä johtuen kyseinen koulutus on noussut omaksi suosikikseni. Kyseessä on sisäinen viestintä.
Sisäinen viestintä on asia, joka jää lähes poikkeuksetta liian vähälle huomiolle ja jonka vaikutukset ovat usein isommat kuin millään muulla markkinoinnin ja viestinnän ihmeellisessä maailmassa. Ja koska se jää liian vähälle huomiolle, simppeleimmät jutut on hyvin yksinkertaista tunnistaa ja yhtä helppo korjata.
Isompi muutos liittyy vakiintuneiden toimintatapojen pöllyttämiseen, missä menee usein syyniin yrityksen koko kulttuuri, ja se muutos on arvatenkin pitemmissä puissa. Mutta kun tuloksia aletaan nähdä päivästä yksi, on laivankäännös-projektiinkin helpompi sitoutua.
Ilmeinen syy, miksi sisäiseen viestintään ei osata suhtautua sen vaatimalla vakavuudella ovat – rumpujen pärinää ja yllätysyllätys – eurot. Sisäisen viestinnän toimivuutta kun on vaikea mittaroida riihikuivalla.
Niinpä olen herätellyt kulmahuoneen porukoita seuraavalla laskukaavalla:
Jos työntekijällä kuluu päivässä keskimäärin 15 minuuttia siihen, että hän kaivelee dokumentteja, kyselee asioiden perään, tekee väärin ja joutuu korjaamaan tai mihin tahansa muuhun turhaan, mikä olisi hyvällä sisäisellä viestinnällä ollut vältettävissä, siitä kertyy 10 hengen yrityksessä 150 minuuttia päivässä eli 72 työpäivää vuodessa.
Siitäpä voi jokainen firma alkaa ynnäillä hintalappua sisäiselle viestinnälle. (Jos joku muuten tunnistaa ko. laskutoimituksen erään yrityksen verkkosivuilta, niin mainittakoon, että se on alun perin minun tekemäni ja siksi tohdin sitä lainata…)
Mille on vaikeampi lätkäistä hintalappua on työilmapiiri, työhyvinvointi, tehokkuus, työvoiman pysyvyys ja saatavuus ym., joihin sisäisen viestinnän tola vaikuttaa suuresti ja suoraan. Ja jos sisäinen viestintä ei toimi, ei toimi ulkoinenkaan, mikä näkyy muun muassa asiakaspalvelussa. Mieti itse: jos koko ajan vituttaa, se tuppaa näkymään naamasta.
Koronan vauhdittama siirtymä hybridi-malliin, jossa jengi luuhaa kuka missäkin, ei yhtään helpota sisäisen viestinnän sujuvuutta. Ottakaa siis tämä vakavasti ja viimeistään nyt kunnolla työn alle.
Millä eväillä sisäistä viestintää sitten saadaan parannettua? Alla muutama pointti, joilla voit happotestata omaa yritystäsi.
- Vaikka sisäinen lähtee johdosta ja johdon näyttämästä esimerkistä, se ei ole vain yksisuuntaista tiedottamista, vaan vaatii aktiivisuutta kaikilta osapuolilta.
- Niinpä esimerkkiä ei ole se, että johto viestii muidenkin puolesta, vaan sisäinen viestintä on aina osallistamista ja osallistumista.
- Tarvitaan kanavia, joissa tarjotaan tietoa ja mahdollisuus keskustella vaivattomasti ja matalalla kynnyksellä. Myös pomojen kanssa.
- Jos em. kanavia ei ole, ”tyhjiö” täyttyy epävirallisista kanavista, tavoista ja huhuista. Ja kuten hyvin tiedämme, se muuten täyttyy.
- Miten varmistetaan, että kaikilla on varmasti kaikki se tieto, mitä he onnistuakseen työssään tarvitsevat? (Hyvä huono esimerkki tästä on viikkopalaveri, jossa eivät koskaan ole kaikki paikalla.)
- Jos yrityksellä on intra, se ei tarkoita, että sisäinen viestintä on kunnossa. Se tarkoittaa, että yrityksellä on intra.
- Pitkän juoksun tavoitteena on mahdollisimman avoin keskustelukulttuuri, jossa ihmisillä on rohkeutta puhua kaikesta työhön liittyvästä. Ainoa väylä tähän on toimiva sisäinen viestintä.
Ja hei! Ole armollinen itsellesi, onhan tutkittu, että viestintä epäonnistuu aina – paitsi vahingossa. Nyt vaan yritetään pikkuhiljaa nostaa tuon vahingon todennäköisyyttä. Tässä pystyn auttamaan, siis yhteydessä reippaasti ole.
